Miért digitalizálni a dokumentumokat? A digitalizált dokumentumok és üzleti nyilvántartások csökkentik a tárolási költségeket, időt takarítanak meg a visszakereséssel, globálisan megoszthatók, és hatékonyabban nyomon követhetők a megfelelőség szempontjából. A dokumentumok szkennelése és képalkotása a szervezetben méretezhető megoldást kínál az iratinformációk kezelésére.
Miért van szükségünk a dokumentumok digitalizálására?
Miért digitalizálni a dokumentumokat? A digitalizált dokumentumok és üzleti nyilvántartások csökkentik a tárolási költségeket, időt takarítanak meg a visszakeresés során, globálisan megoszthatók, és hatékonyabban nyomon követhetők a megfelelőség szempontjából. A dokumentumok szkennelése és képalkotása a szervezetben méretezhető megoldást kínál az iratinformációk kezelésére.
Milyen dokumentumokat érdemes digitalizálni?
Személyes dokumentumok
- Születési anyakönyvi kivonatok.
- Társadalombiztosítási kártyák.
- Házassági és válási dokumentumok.
- Akarat és trösztök.
- Otthon-, autó- és életbiztosítási kötvények.
- Ingatlanokiratok.
- Adóbevallások.
- Útlevelek (bár a beszkennelt másolatok nem érvényesek, de jó, ha van biztonsági másolat)
Biztonságos a fontos dokumentumok beolvasása?
semmi. A másolatok és a beolvasott dokumentumok nem helyettesíthetik azokat a dokumentumokat, amelyeket elveszhet. Céljuk, hogy némi bizonyítékot nyújtsanak arra vonatkozóan, hogy mi szerepelt az eredeti dokumentumokon, fedezékül az új dokumentumok létrehozásához szükséges idő ellen.
Mit jelent a dokumentumok digitalizálása?
A digitalizálás lényegében azt jelenti, hogy egy fizikai dokumentum szkennelését hozzuk létre, hogy digitális másolatot készítsünk, amely digitálisan tárolható. Egy tipikus digitalizálási folyamat nagy valószínűséggel a következő lépéseket tartalmazza: Határozza meg a célt és a hatókört. Mérje fel, mi van az archívumban.
